Главная » Справочник » Сертификация систем менеджмента качества » Проведение третьего этапа аудита по сертификации систем менеджмента

Проведение третьего этапа аудита по сертификации систем менеджмента

Блок-схема данного этапа представлена на рисунке 1. Предварительное совещание проводят под руководством председателя комиссии с участием членов комиссии, руководства и при необходимости с ведущими специалистами.

Целями предварительного совещания являются:

подтверждение со стороны организации возможности реализации плана аудита;
краткое изложение используемых методов и процедур аудита;
установление официальных процедур взаимодействия между членами комиссии и сотрудниками проверяемой организации;
подтверждение наличия ресурсов и средств, требуемых комиссии для проведения аудита;
обсуждение возникших вопросов.

Рисунок 1 – Блок-схема проведения третьего этапа

На предварительном совещании председатель комиссии должен:

Представить участников комиссии с указанием их роли в аудите.
Сообщить график проведения работ по аудиту, дату и время заключительного совещания и других мероприятий, касающихся аудита, таких как промежуточные совещания, проводимые комиссией и руководством проверяемой организации.
Кратко ознакомить с методами и процедурами аудита.
Проинформировать организацию о том, что аудит носит выборочный характер и, следовательно, результаты оценки базируются на основе выборочной информации и данных.
Сообщить о рабочем языке аудита, при необходимости.
Сообщить о порядке информирования проверяемой организации о ходе аудита.
Подтвердить соблюдение комиссией требований конфиденциальности.
Проинформировать о правилах классификации наблюдений и принятия решений по результатам сертификации.
Ознакомить с правилами составления акта.
Проинформировать об условиях, при которых аудит может быть прекращен.
Проинформировать организацию о возможности апелляции, при необходимости.
Проинформировать о задачах проверяемой организации и последующих действиях органа по сертификации в случае, если акт будет содержать указания на несоответствия СМ.

Состав участников совещания следует запротоколировать.

В ходе аудита комиссией должны быть выполнены следующие задачи:

проверка области применения и документов СМ;
наблюдение за функционированием процессов СМ и управлением ими со стороны проверяемой организации, измерение (при необходимости) процессов, проверка установления критериев результативности и методов обеспечения результативности процессов;
проверка качества продукции при сертификации СМК;
проверка соответствия СМ всем требованиям ГОСТ Р ИСО 9001 или ГОСТ Р ИСО 14001;
проверка соответствия СМ применяемому законодательству;
анализ взаимодействия всех процессов СМ, а также согласованность между политикой и целями в области качества для СМК или экологическими целями и задачами для СЭМ;
оценка проведения внутренних аудитов СМ и влияния выводов по результатам внутренних аудитов на функционирование процессов и повышение их результативности;
проверка проведения анализа СМ со стороны руководства проверяемой организации;
регистрация полученной в ходе аудита информации.

Председатель комиссии периодически информирует проверяемую организацию о ходе аудита. Члены комиссии должны периодически обмениваться информацией и оценивать результаты наблюдений. Председатель комиссии при необходимости может перераспределять выполняемые функции экспертов и технических экспертов.

Ежедневно в конце рабочего дня председатель комиссии должен проводить рабочие совещания членов комиссии. Комиссия должна обеспечивать, чтобы лица, ее сопровождающие (наблюдатели, представители проверяемой организации), не влияли на процесс аудита и не вмешивались в деятельность экспертов.

Информацию, полученную в ходе аудита, свидетельствующую о наличии непосредственного риска нарушения законодательных требований, требований к качеству продукции, к производственным процессам и/или к производственной среде, к охране окружающей среды, об угрозе ее загрязнения, немедленно доводят до сведения руководства проверяемой организации.

Если свидетельства аудита указывают на то, что цели аудита недостижимы, председатель комиссии докладывает о причинах этого в орган по сертификации и руководству проверяемой организации для определения дальнейших действий: коррекции плана аудита, изменения области сертификации СМ или прекращения аудита.

Комиссия собирает и проверяет информацию, касающуюся области, объектов и критериев аудита, включая информацию о взаимодействии структурных подразделений организации и процессов СМ. Только проверенная информация может быть свидетельством аудита.

К методам аудита относятся:

Опрос работников проверяемой организации.
Собственные наблюдения экспертов за деятельностью персонала.
Собственные наблюдения экспертов за функционированием процессов, условиями труда и состоянием рабочих мест, оборудования, применяемых инструментов и т.п.
Анализ документации и записей.

В качестве источников информации могут быть использованы:

пояснения, полученные от работников организации;
документы СМ, такие как политика и цели в области качества (экологические цели и задачи, перечень значимых экологических аспектов), Руководство по качеству (Руководство по экологическому менеджменту), стандарты организации, документированные процедуры, нормативные документы, технологическая документация, методики проведения работ, положения, инструкции, договоры, контракты и др.;
данные, полученные от потребителей;
документы, содержащие данные о процессах СМ (записи), такие как акты (отчеты) по внутренним аудитам, анализ со стороны руководства, решения совещаний, протоколы испытаний продукции, рабочие журналы, личные дела сотрудников, рейтинги поставщиков, заполненные ведомости, формы, бланки и другие документы, определенные организацией как необходимые для функционирования СМ;
данные по анализу результативности функционирования СМ.

Информация, полученная из указанных источников, и все наблюдения должны регистрироваться и иметь четкое и конкретное подтверждение объективными данными. При проверке соответствия функционирования СМ требованиям, установленным в документах СМ и ГОСТ Р ИСО 9001 или ГОСТ Р ИСО 14001, организация должна предоставить объективные свидетельства постоянного повышения результативности СМ.

Полученная и проверенная информация по объектам аудита должна быть сопоставлена с критериями аудита для формирования выводов. Выводы аудита могут указывать на соответствие или несоответствие СМ проверяемой организации критериям аудита и на возможности улучшения. Выводы аудита могут касаться предотвращения возможных отклонений, тогда эти выводы классифицируют как уведомления.

Свидетельства аудита должны быть обобщены с указанием процессов и требований, которые были проверены, а также мест наблюдений. Несоответствия, уведомления и подтверждающие их свидетельства аудита должны быть зарегистрированы.

Любые несоответствия и уведомления должны быть доведены до сведения уполномоченного представителя проверяемой организации. Орган по сертификации может зарегистрировать и довести до сведения организации возможности улучшения. Орган по сертификации обеспечивает сохранность документов и любых записей по аудиту в порядке, установленном органом по сертификации.

В ходе аудита СМ все обнаруженные несоответствия требованиям ГОСТ Р ИСО 9001 или ГОСТ Р ИСО 14001 и документам СМ организации должны быть тщательно рассмотрены и классифицированы комиссией. Выводы, сделанные в ходе аудита, классифицируют в целях выполнения проверяемой организацией корректирующих действий (для устранения причин несоответствий), адекватных последствиям выявленных несоответствий, и принятия органом по сертификации решения о выдаче, подтверждении, приостановлении или отмене действия сертификата, а также расширении или сужении области сертификации.

Неоднократное повторение малозначительных несоответствий одного вида (связанных с одним и тем же требованием ГОСТ Р ИСО 9001 или ГОСТ Р ИСО 14001 или объектом аудита) дает основание для перевода их в значительные несоответствия.

Окончательное решение по отнесению несоответствий к определенным категориям принимает председатель комиссии

Обнаруженные несоответствия и уведомления регистрируют на бланках по формам, приведенным на рисунке 2. Исправления на бланках не допускаются. Зарегистрированные несоответствия и уведомления официально представляют руководству проверяемой организации.

Примечание – В случае разногласий с уполномоченным представителем проверяемой организации, касающихся выводов комиссии, председатель комиссии решает вопросы с руководством организации.

Действия с несоответствиями и уведомлениями состоят из следующих этапов:

Комиссия официально представляет руководству проверяемой организации зарегистрированные несоответствия и уведомления, при этом возможно обсуждение и рассмотрение аргументов организации по зарегистрированным несоответствиям и уведомлениям.
Если организация устранит несоответствия и уведомления, о чем представит убедительные свидетельства во время работы комиссии, комиссия снимает такое несоответствие или уведомление, что должно быть подтверждено подписью эксперта в соответствующем месте бланка регистрации несоответствий или уведомлений. Число снятых несоответствий и уведомлений фиксируют в акте, но не учитывают при принятии решения о выдаче сертификата соответствия.
Уполномоченный представитель проверяемой организации ставит свою подпись на бланках регистрации несоответствий и уведомлений.
Проверяемая организация проводит анализ причин несоответствий и уведомлений и планирует проведение корректирующих действий.
Планируемые корректирующие действия по устранению несоответствий записываются в сжатом виде в бланках регистрации несоответствий.

Проведение третьего этапа аудита по сертификации систем менеджмента

Рисунок 2 – Форма бланка регистрации несоответствий

Проверяемая организация обязана предоставить план проведения корректирующих действий по устранению несоответствий в период проведения аудита либо направить его в орган по сертификации не позднее, чем через две недели после даты проведения заключительного совещания. При наличии замечаний к плану корректирующих действий орган по сертификации извещает об этом проверяемую организацию, которая в течение не более двух недель проводит доработку плана.

Срок, отводимый на выполнение корректирующих действий, не должен превышать:

12 недель (после даты проведения заключительного совещания) при наличии одного и более значительного несоответствия;
5 недель (после даты проведения заключительного совещания) при наличии только малозначительных несоответствий и уведомлений.

Если в орган по сертификации не будет представлен план корректирующих действий, то процесс сертификации должен быть прекращен, результат аудита и оценки СМК организации признают отрицательным и орган по сертификации уведомляет организацию об отказе в выдаче сертификата. Возобновление процесса сертификации может быть осуществлено после подачи повторной заявки на сертификацию. Председатель комиссии несет ответственность за подготовку и содержание акта по результатам аудита.

До заключительного совещания комиссия проводит следующую работу:

Анализирует наблюдения, выводы аудита и любую другую информацию, собранную в ходе аудита и соответствующую его целям.
Анализирует выявленные несоответствия и уведомления.
Оформляет акт по результатам аудита, принимая во внимание выборочный характер рассмотрения объектов аудита.
Подготавливает рекомендации органу по сертификации для принятия решения о выдаче (невыдаче) сертификата соответствия СМ организации.

Результаты аудита, выводы и рекомендации комиссия оформляет в виде акта, форма и основные разделы которого приведены на рис. 3.

В акте необходимо отразить:

обобщающие свидетельства соответствия всем требованиям ГОСТ Р ИСО 9001 или ГОСТ Р ИСО 14001;
подтверждение результативности внедрения, поддержания и улучшения СМ;
информацию о проверенных объектах СМ организации;
результаты внутренних аудитов и анализа СМ со стороны руководства;
рекомендации по улучшению, при их наличии;
рекомендации органу по сертификации в отношении выдачи, невыдачи сертификата.

К акту должны быть приложены:

План аудита СМ.
Заполненные бланки регистрации несоответствий и уведомлений.
Записи, подтверждающие устранение несоответствий в ходе аудита (при их наличии).
Протоколы предварительного и заключительного совещаний.
Протоколы разногласий (при их наличии).

К акту могут быть приложены:

рабочие записи аудиторов;
протоколы испытаний продукции;
информация о качестве продукции за один год, предшествующий аудиту;
данные по анализу состояния производственной среды в организации за определенный период времени;
данные по анализу корректирующих действий, выполненных в период работы комиссии при сертификации СМ;
справка о поступивших рекламациях, претензиях и жалобах потребителей за предшествующий аудиту год;
другая информация и данные, имеющие отношения к объектам, процедурам, методам и свидетельствам аудита.

Для системы экологического менеджмента могут быть приложены результаты проверок по вопросам экологии со стороны надзорных органов. Заключительное совещание проводится под руководством председателя комиссии с участием членов комиссии, руководства и при необходимости с ведущими специалистами.

Председатель комиссии представляет проект акта, включающий в себя описание всех несоответствий и уведомлений. На совещании председатель комиссии доводит до участников совещания результаты аудита, представляет выводы и заключения по аудиту СМ, информирует о периодичности проведения инспекционного контроля СМ.

Примечания:

Любые разногласия по выводам аудита между комиссией и проверяемой организацией должны быть обсуждены и по возможности разрешены до заключительного совещания. Если согласие не достигнуто, мнения обеих сторон должны быть запротоколированы. Проверяемая организация при этом вправе обратиться в комиссию по апелляциям органа по сертификации.
Разногласия между членами комиссии должны сниматься до начала совещания. Наличие особого мнения членов комиссии оформляется письменно.

Проведение третьего этапа аудита по сертификации систем менеджмента

Рисунок 3 – Форма регистрации результатов аудита

Утверждение и рассылка акта по результатам аудита. Акт подписывают председатель комиссии, члены комиссии (в т.ч. технические эксперты) и предоставляют для ознакомления и подписи руководителю проверяемой организации или его представителю. Акт печатают, как правило, в двух экземплярах, если не предусмотрено другое.

Примечание – Стажеры не подписывают акт по результатам аудита

Один экземпляр акта передают проверяемой организации, другой – органу по сертификации. Экземпляры акта являются собственностью проверяемой организации и органа по сертификации, при этом члены комиссии и проверяемая организация должны строго соблюдать требования конфиденциальности.

Предыдущая статья Проведение первого этапа аудита по сертификации систем менеджмента Следующая статья Расширение области сертификации

Статьи по теме