Планирование, организация и проведение культурно-досуговых мероприятий

Организация мероприятий имеет свои особенности. Возможен вариант, когда инициатором организации и проведения культурно-досуговой программы выступает сам отель. В этом случае напрямую реализуются цели и задачи культурно-досуговой и анимационной деятельности гостиничного предприятия.

Затем инициатор обращается к организации-организатору мероприятия, в нашем случае – к специалистам (менеджерам) гостиничного предприятия.  В самом общем виде, схема взаимоотношений между инициатором и организатором культурно-досугового мероприятия выглядит следующим образом.

Инициатор мероприятия определяет его основные параметры и другие исходные данные, обязательно включающие бюджет мероприятия, его структуру, количественно-качественный состав участников и желательное место проведения и поручает его организацию (подготовку) предприятию индустрии гостеприимства.

Между ними заключается соответствующий гражданскоправовой договор на оказание услуги, в котором инициатор мероприятия выступает Заказчиком, а компания-организатор – Исполнителем. Структура современного брифа.

Бриф, по сути, является техническим заданием.  Именно благодаря нему исполнителю становятся понятными исходные данные, в том числе маркетинговые, а также предпочтения заказчика, что позволяет создать досуговый продукт, полностью отвечающий требованиям рынка, а также целям и задачам, перед ним поставленным.

Следует избегать технических накладок и задержек. Любая накладка будет работать на конкурентов, а конкуренция в сфере гостеприимства огромная. При подготовке к культурно-досуговому мероприятию рекомендуется разработать и утвердить календарный план подготовки и проведения проекта.