Обоснованность отнесения расходов организации к обычным и прочим, обоснованность их признания в учете

Текущие расходы организации имеют место при выбытии активов и (или) возникновении обязательств, приводящих к уменьшению капитала (за исключением уменьшения вкладов по решению участников).

Текущими расходами организации не могут быть признаны:

• вложения во внеоборотные активы;
• финансовые вложения;
• авансы (предварительные оплаты, задатки) выданные;
• возврат кредитов и займов;
• перечисления сумм, причитающихся комитенту, принципалу и т. п., при расчетах по посредническим договорам.

Текущие расходы организации согласно ПБУ 10/99 подразделяются на расходы по обычным видам деятельности (обычные расходы) и прочие расходы.

В составе обычных расходов (счета 20-29, 44) организации подлежат отражению расходы, связанные с изготовлением и продажей продукции, закупкой и продажей товаров, выполнением работ и оказанием услуг, являющихся предметом деятельности организации (материальные затраты, расходы на оплату труда, отчисления на социальные нужды, амортизация, прочие расходы).

Предмет деятельности организации может быть установлен уставом. Если в уставе организации предмет ее деятельности не определен, то он должен быть сформулирован в учетной политике.

В составе прочих (счета 91-2, 99) подлежат отражению расходы, связанные с получением доходов, не являющихся предметом деятельности организации (прочих доходов – арендной платы, роялти, дивидендов и пр.), расходы по оплате услуг банков (в том числе процентов за кредит), отчисления в создаваемые организацией резервы, штрафные санкции по договорам, возмещение причиненных убытков, списанная дебиторская задолженность, курсовые разницы, уценка активов, расходы (убытки) прошлых лет, признанные в отчетном году, оплата мероприятий социального характера (благотворительность, спорт, культура, развлечения и пр.), расходы, возникающие вследствие чрезвычайных обстоятельств (пожар, наводнение, катастрофа техногенного характера, хищение имущества и пр.).

Текущие расходы подлежат отражению в бухгалтерском учете (признаются в бухгалтерском учете), если:

1. они произведены в соответствии с договором, требованием законодательного акта, обычаем делового оборота;
2. сумма расхода определена;
3. в отношении выбытия актива отсутствует неопределенность.

Определенность суммы расхода в бухгалтерском учете обусловливается подтверждающим документом, из которого следует сумма расхода.

К таким документам могут быть отнесены:

• лимитно-заборные карты (форма М-8), требования-накладные (форма М-11), путевые листы (форма 3, 4-с, 6) и пр. – для материальных затрат;
• табели учета рабочего времени (форма Т-12, Т-13), расчетные ведомости (форма Т-51) – для расходов на оплату труда;
• индивидуальные карточки учета сумм начисленного единого социального налога – для отчислений на социальные нужды;
• расчеты амортизации основных средств и нематериальных активов – для сумм амортизации;
• договоры с исполнителями, подрядчиками; акты выполненных работ (ремонтно-строительных по форме КС-2 и КС-3); документы, свидетельствующие о факте оказания услуг, – для расходов по оплате услуг сторонних организаций;
• авансовые отчеты, акты сверок, приказы директора, претензионные письма, решения суда и пр. – по прочим расходам.

Если договором предусмотрено, что организация должна исполнить свои обязательства заказчика, покупателя неденежными средствами, то расходы должны быть признаны в учете исходя из рыночной стоимости ценностей, подлежащих передаче.

При оплате работ, услуг на условиях коммерческого кредита расходы должны быть приняты к учету в полной сумме кредиторской задолженности.

При предоставлении организации скидок (бонусов) расходы должны быть признаны с их учетом.

Кроме определенности суммы расхода в бухгалтерском учете должна соблюдаться и временная определенность расхода, т. е. признание (отражение) расхода в том отчетном периоде, в котором он совершен, независимо от времени его оплаты.

Аудитор должен убедиться в определенности (документальной подтвержденности) суммы отраженных в бухгалтерском учете расходов и их временной определенности, правильности их отражения в составе обычных или прочих расходов.

Источники информации:

1. карточки и анализ счетов 20-29 (20-39) «Затраты на производство», 44 «Расходы на продажу», 91-2 «Прочие расходы», 99 «Прибыли и убытки»;
2. первичные и системные документы, подтверждающие определенность расходов.

Аудиторские процедуры: аналитические процедуры (например, сравнение показателей, сформированных на основе отраженных в учете расходов, с плановыми, нормативными, среднеотраслевыми показателями или показателями предыдущих отчетных периодов), просмотр документов, сравнение документов, опрос, подтверждение (например, от третьего лица о фактически произведенных расходах).

Характерные ошибки и нарушения при учете расходов организации:

• отражение в учете расходов, сумма которых не определена (не имеет документального подтверждения, например отсутствует акт приемки-передачи результата выполненной работы);
• нарушение временной определенности (отражение в составе обычных расходов убытков прошлых лет, выявленных в отчетном году);
• отражение в составе текущих расходов затрат инвестиционного характера (например, капитальных вложений);
• списание на текущие расходы затрат по выполненным для организации работам, услугам при отсутствии договора или по договору, который может быть признан ничтожным (отсутствие государственной регистрации, отсутствие лицензии и пр.);
• списание на расходы организации материалов по мере их приобретения, минуя счета запасов (например, канцтоваров на основе кассовых и товарных чеков, бензина на основе чеков АЗС и пр.);
• списание на расходы материалов по первичным документам, форма которых отлична от установленной Госкомстатом;
• списание на прочие расходы процентов по кредиту, использованному для выдачи аванса.